Comment calculer les frais de voyage d'affaires

Voyager pour affaires peut être à la fois passionnant et coûteux. Il faut planifier avec soin pour s'assurer que tous les frais de voyage d'affaires sont correctement comptabilisés et suivis. Savoir comment calculer les frais de voyage d'affaires peut aider à économiser du temps et de l'argent, ce qui, pour un propriétaire de petite entreprise, est extrêmement précieux.

Les frais de voyage d'affaires peuvent être délicats, mais comprendre les règles et règlements du Canada en la matière peut vous aider à rester du bon côté de la loi. Dans cet article, nous examinerons comment calculer les frais de voyage d'affaires au Canada, y compris un aperçu des règles, règlements et directives que les propriétaires d'entreprises doivent suivre.

Pour réclamer des frais de voyage d'affaires au Canada, les propriétaires d'entreprise doivent documenter correctement leurs activités professionnelles liées au voyage en question. Ils doivent notamment fournir des reçus et d'autres formes de preuve qui confirment l'objet de l'activité professionnelle et les frais connexes, comme les frais de déplacement et d'hébergement. Une trace écrite claire doit être établie pour que les propriétaires d'entreprise puissent recevoir un remboursement ou des déductions fiscales sur les frais de déplacement professionnel.

Lors du calcul des frais de déplacement professionnel, il est important de faire la distinction entre les activités personnelles et les activités professionnelles. Les frais liés à une activité personnelle ne doivent pas être déclarés comme frais professionnels. Par exemple, disons que vous assistez à une conférence dans une autre ville ; si vous visitez une attraction touristique pendant le voyage, cela sera considéré comme une dépense personnelle et ne devrait pas être déduit de vos frais professionnels. Il en va de même pour les repas ; tout repas consommé en dehors des heures de travail ou en dehors de vos heures normales de travail ne sera pas non plus considéré comme une dépense professionnelle valable.

Avant de demander le remboursement de tout type de dépenses liées à l'entreprise, assurez-vous qu'elles répondent à deux critères : premièrement, sont-elles nécessaires à votre activité professionnelle ? Et deuxièmement, est-elle directement liée à la génération de revenus ou de bénéfices pour votre entreprise ? Si vous pouvez répondre par l'affirmative à ces deux questions, il y a de fortes chances que vos dépenses professionnelles soient valables.

Au moment de la déclaration d'impôts, tous les frais professionnels valables doivent être correctement documentés et accompagnés de reçus ou d'autres formes de preuve avant de pouvoir être déduits du revenu imposable ou utilisés dans le calcul de l'impôt. Veillez à conserver tous les documents pertinents, tels que les billets/cartes d'embarquement, les factures d'hébergement et les reçus de restaurants/bars, etc., afin de disposer de toutes les informations nécessaires lors de la soumission de votre déclaration d'impôts à la fin de chaque année fiscale.

Il est également important de noter que des limites sont imposées à certains types de demandes de remboursement selon qu'il s'agit de voyages nationaux (au Canada) ou internationaux (hors du Canada). D'une manière générale, pour les voyages nationaux et internationaux, les demandes de remboursement des repas sont plafonnées à 51 $ par jour, tandis que les séjours à l'hôtel ne doivent jamais dépasser 200 $ par nuit, sauf si cela est absolument nécessaire en raison de contrats, de problèmes de sécurité, etc. En outre, les billets d'avion ne doivent pas dépasser la classe économique, sauf si des accords contractuels avec des clients ou des fournisseurs exigent des sièges de classe supérieure pour des raisons de sécurité, etc. En outre, certaines provinces peuvent imposer des taxes supplémentaires sur l'hébergement/le logement en fonction de l'endroit - assurez-vous que ces taxes ont été ajoutées à toute demande de remboursement avant de la soumettre pour remboursement ou déduction du revenu imposable !

Dans l'ensemble, le calcul des frais de déplacement professionnel au Canada est une partie importante de la gestion d'une entreprise prospère, mais il est tout aussi important de s'assurer que toutes les règles et réglementations pertinentes sont respectées ! Avant de faire une demande de remboursement, assurez-vous de comprendre exactement quels types de coûts peuvent être remboursés/déduits du revenu imposable selon la loi canadienne - cela vous aidera à rester conforme aux exigences légales tout en assurant un rendement maximal des dépenses légitimes !